Ajustes razonables en el trabajo: derecho de las personas con discapacidad y obligación de la empresa

• A quién afecta: a toda persona trabajadora con discapacidad reconocida, o que la adquiere durante su vida laboral, en empresas de cualquier tamaño.
• Qué obliga: adaptar horarios, funciones, tecnología o el puesto salvo carga desproporcionada probada por la empresa.
• Plazo clave: ante una incapacidad permanente, la empresa dispone de hasta tres meses para ajustar el puesto, reubicar o extinguir el contrato de forma motivada.
• Si se niega sin justificar: puede constituir infracción muy grave, con multas de hasta 225.018 euros.

Los ajustes razonables en el trabajo son adaptaciones que la empresa está obligada por ley a aplicar a un puesto, horario o tarea para que una persona con discapacidad pueda trabajar en igualdad de condiciones, salvo que suponga una carga desproporcionada demostrable.

Qué son los ajustes razonables en el empleo y por qué son un derecho

Los ajustes razonables son las modificaciones concretas -de horario, de funciones, de equipamiento o del propio espacio de trabajo- que una empresa debe introducir para que una persona con discapacidad desempeñe su puesto en igualdad de condiciones. No son un gesto de buena voluntad ni una concesión graciable: la Convención de la ONU sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y el Real Decreto Legislativo 1/2013 los configuran como un derecho subjetivo, y negarlos sin causa justificada se considera una forma de discriminación. La obligación no depende de que la discapacidad sea anterior al contrato: también se activa cuando la persona la adquiere durante su vida laboral, por ejemplo tras un accidente o una enfermedad.

Marco legal en 2026: así obliga la ley a las empresas a aplicar ajustes razonables

La obligación de aplicar ajustes razonables combina varias normas que se han ido ampliando en los últimos años. Junto a la cuota del 2% de la plantilla reservada a personas con discapacidad en empresas de 50 o más trabajadores, en 2026 se suma un desarrollo reglamentario específico centrado en la discapacidad intelectual y del desarrollo.

Reglamento de accesibilidad cognitiva (RD 707/2026): nuevos apoyos obligatorios en el empleo desde 2027

El Real Decreto 707/2026, de 2 de septiembre, aprueba el Reglamento de las condiciones básicas de accesibilidad cognitiva y dedica su artículo 14 al empleo: las empresas deberán ofrecer apoyos y ajustes razonables en horarios, tiempos asignados y carga de trabajo, permitir el uso de tecnologías de apoyo, publicar las ofertas de empleo en lenguaje claro y adaptar la formación a formatos de lectura fácil, siempre que la persona trabajadora acredite un grado de discapacidad igual o superior al 33% con discapacidad intelectual. El reglamento entra en vigor el 2 de enero de 2027, por lo que 2026 es el último año para que las empresas preparen esta adaptación.

Ajustes razonables antes de despedir: la obligación previa a la extinción por incapacidad permanente

Desde la reforma operada por la Ley 2/2025, de 29 de abril, una empresa ya no puede extinguir automáticamente el contrato de una persona trabajadora que pasa a una situación de incapacidad permanente total, absoluta o gran invalidez. Antes debe estudiar si un ajuste razonable del puesto, o un cambio a otro puesto vacante compatible, permite mantener la relación laboral. La persona trabajadora dispone de 10 días naturales para manifestar su voluntad de seguir en la empresa, y esta cuenta con un plazo máximo de tres meses para aplicar el ajuste, ofrecer el cambio de puesto o justificar por escrito y de forma motivada que ambas opciones suponen una carga excesiva. Solo entonces procede la extinción del contrato.

Ejemplos de ajustes razonables según el tipo de discapacidad

Ajustes razonables para discapacidad física o sensorial: espacio, movilidad y comunicación

En discapacidad física o sensorial, los ajustes suelen afectar al entorno y a las herramientas de trabajo.

• Adaptación de mobiliario, accesos y baños a silla de ruedas u otras ayudas técnicas.
• Software de lectura de pantalla, subtitulado o intérpretes de lengua de signos en reuniones.
• Flexibilidad horaria o teletrabajo para compatibilizar tratamientos médicos o desplazamientos.

Ajustes razonables para discapacidad intelectual, del desarrollo o salud mental: apoyos y lenguaje accesible

En discapacidad intelectual, del desarrollo o salud mental, los ajustes razonables se centran en la organización del trabajo y el acompañamiento.

• Instrucciones y formación en lectura fácil, con apoyo visual o auditivo.
• Reparto de tareas más previsible y reducción de la carga simultánea de trabajo.
• Una persona de referencia o preparador laboral para resolver dudas y hacer seguimiento.

Cuándo puede la empresa denegar un ajuste razonable: la carga desproporcionada

La empresa solo puede denegar un ajuste razonable cuando acredite que supone una carga desproporcionada o indebida, nunca por una mera preferencia o incomodidad organizativa. Para valorarlo se tienen en cuenta el coste real de la medida, el tamaño y los recursos de la empresa, y si existen ayudas públicas que puedan cofinanciar la adaptación, lo que reduce el coste neto para la empresa. De hecho, buena parte de los ajustes -como la flexibilidad horaria, el teletrabajo o la reorganización de tareas- no exigen ninguna inversión económica, solo voluntad y diálogo con la persona trabajadora.

Qué pasa si la empresa niega un ajuste razonable: sanciones y cómo reclamar

Negar un ajuste razonable sin justificación objetiva se tipifica como infracción muy grave en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), al tratarse de una decisión empresarial discriminatoria por razón de discapacidad. Desde la actualización de cuantías del Real Decreto 306/2024, estas infracciones se sancionan entre 7.501 y 225.018 euros, según el grado -mínimo, medio o máximo- que fije la Inspección de Trabajo. Si una persona trabajadora considera que se le ha negado un ajuste razonable, puede:

1. Pedir el ajuste por escrito, detallando la necesidad y, si es posible, aportando informe médico o del equipo de valoración de discapacidad.
2. Denunciar ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social si la empresa no responde o se niega sin motivo.
3. Acudir a la jurisdicción social, por la vía de tutela de derechos fundamentales si hay discriminación, con el apoyo de sindicatos o de entidades como el CERMI.

Preguntas frecuentes sobre los ajustes razonables en el empleo

¿Qué grado de discapacidad da derecho a ajustes razonables en el trabajo?

No se exige un grado mínimo: el derecho a los ajustes razonables se activa siempre que exista una necesidad real derivada de la discapacidad, aunque algunas medidas específicas, como las del Reglamento de accesibilidad cognitiva, sí fijan un umbral del 33%.

¿Quién paga el coste de un ajuste razonable en el empleo?

El coste corresponde a la empresa, aunque puede reducirse con ayudas públicas para adaptación de puestos, y muchos ajustes -como la flexibilidad horaria- no tienen coste económico directo.

¿Puede la empresa despedir directamente tras una incapacidad permanente sin valorar ajustes?

No. Desde la Ley 2/2025, la empresa debe estudiar primero el ajuste razonable o el cambio de puesto, y solo puede extinguir el contrato si demuestra por escrito que ambas opciones suponen una carga excesiva.

¿Qué pasa si la empresa no responde a la solicitud de ajuste razonable?

El silencio o la demora injustificada se puede denunciar ante la Inspección de Trabajo como posible infracción muy grave, y puede motivar una reclamación judicial por discriminación.

Fuente: CEDDD - Consejo Español para la Defensa de la Discapacidad y la Dependencia